Módulo e.Quality · Controle documental
Documentos organizados para quem precisa executar e comprovar
O software de gestão de documentos do e.Quality ajuda a centralizar procedimentos e outros documentos do sistema de gestão, com controle de versões, aprovações, prazos e distribuição. A equipe consulta as informações e encontra o histórico necessário para acompanhar mudanças.
O controle documental faz parte da rotina de empresas, prestadores de serviços e laboratórios. Ele apoia sistemas baseados na ISO 9001, ISO/IEC 17025, ISO 14001, ISO 45001 e outras normas, conforme os processos e critérios definidos pela organização.
O que acompanhar no controle de documentos
Versões e aprovações
Mantenha o histórico das revisões e acompanhe a aprovação dos documentos. A rastreabilidade ajuda a compreender o que foi alterado e a identificar a versão aplicável à rotina.
Prazos e distribuição
Organize os prazos e a distribuição controlada para apoiar o uso de documentos vigentes. Defina internamente quem elabora, analisa, aprova e utiliza cada documento.
Da revisão do procedimento à evidência da mudança
Em um exemplo ilustrativo, uma auditoria identifica que um procedimento precisa ser atualizado. A equipe revisa o conteúdo, encaminha a aprovação e organiza a distribuição da nova versão. O histórico permite consultar essa evolução e relacionar a alteração à ação que a motivou.
No e.Quality, documentos podem ser relacionados a processos, não conformidades e ações. Isso facilita a consulta ao contexto de uma atualização e reduz a procura de informações espalhadas em pastas e mensagens.
Como preparar seus documentos para a demonstração
- Escolha um procedimento com mais de uma revisão para avaliar o histórico.
- Identifique os responsáveis por elaboração, análise e aprovação.
- Liste os prazos e os documentos que precisam de distribuição controlada.
- Traga um exemplo de mudança originada por auditoria ou ação corretiva.
Use esses exemplos para conferir o fluxo do módulo e esclarecer como organizar a implantação. Confirme com a equipe as condições de preparação e transferência dos dados existentes.
Dúvidas sobre gestão documental
Esse módulo é só para laboratórios?
Ele pode apoiar o controle documental de diferentes organizações e sistemas de gestão. A ISO 9001 e outras normas também podem fazer parte do contexto de uso, conforme a rotina da empresa.
Guardar arquivos em uma pasta já resolve o controle?
O armazenamento é uma parte do processo. Também é necessário organizar versões, aprovações, distribuição e critérios de revisão. Avalie esses pontos ao comparar a rotina atual com o módulo.
Como conhecer as telas do módulo?
Na página principal do software, selecione Documentos na demonstração dos módulos. Você também pode solicitar uma apresentação orientada às necessidades da sua equipe.
Conheça o módulo na prática
Apresente suas rotinas e avalie como o e.Quality pode apoiar o seu sistema de gestão.