Como preparar o laboratório para a avaliação da ISO/IEC 17025: checklist prático

A avaliação de acreditação costuma gerar a mesma sensação em quase todo laboratório: a de que falta encontrar algum registro. Na maioria das vezes, o problema não é a ausência de evidências, e sim a dificuldade de localizá-las e mostrar que estão atualizadas. Este checklist organiza os pontos que mais aparecem na avaliação da ABNT NBR ISO/IEC 17025:2017, na ordem em que a própria norma está estruturada.

Use a lista como ponto de partida e adapte ao escopo, aos métodos e aos procedimentos do seu laboratório.

1. Requisitos gerais e estrutura (seções 4 e 5)

• Imparcialidade (4.1): riscos à imparcialidade identificados, analisados e com ações definidas quando necessário.
• Confidencialidade (4.2): compromisso formal da equipe e regras claras sobre informações de clientes.
• Estrutura (5): organograma, responsabilidades e autoridades definidas, incluindo quem responde pela gestão e pelas atividades técnicas.

2. Recursos (seção 6)

Pessoal (6.2)

• Requisitos de competência definidos por função.
• Registros de formação, treinamento, experiência e acompanhamento.
• Autorizações formais para atividades específicas, como realizar ensaios, emitir relatórios ou interpretar resultados.
• Monitoramento da competência ao longo do tempo, não apenas na contratação.

Instalações e condições ambientais (6.3)

• Condições ambientais que afetam os resultados identificadas, monitoradas e registradas.
• Controle de acesso e separação de áreas incompatíveis, quando aplicável.

Equipamentos e rastreabilidade (6.4 e 6.5)

• Programa de calibração atualizado, com intervalos definidos e justificados.
• Certificados de calibração arquivados e com análise crítica registrada.
• Verificações intermediárias, quando necessárias, com critérios de aceitação.
• Identificação da situação de calibração nos equipamentos.
• Rastreabilidade metrológica demonstrada (por exemplo, calibrações por laboratórios acreditados e materiais de referência de produtores competentes).

Detalhamos esse tema em Controle de equipamentos e calibração na ISO/IEC 17025.

Produtos e serviços providos externamente (6.6)

• Critérios para seleção, avaliação e monitoramento de fornecedores críticos, incluindo provedores de calibração e laboratórios subcontratados.
• Registros das avaliações e das ações decorrentes.

3. Processo (seção 7)

• Análise crítica de pedidos (7.1): evidência de que o laboratório avaliou se tem capacidade e recursos antes de aceitar o serviço.
• Métodos (7.2): registros de verificação de métodos normalizados e de validação de métodos não normalizados ou modificados.
• Amostragem e manuseio de itens (7.3 e 7.4): plano de amostragem, quando aplicável, e controle de recebimento, identificação e armazenamento.
• Registros técnicos (7.5): dados suficientes para repetir a atividade, com identificação de quem executou e conferiu.
• Incerteza de medição (7.6): estimativas documentadas para os métodos do escopo.
• Garantia da validade dos resultados (7.7): controles internos planejados (como cartas de controle e materiais de referência) e participação em ensaios de proficiência ou comparações interlaboratoriais.
• Relato de resultados (7.8): modelos de relatório com as informações exigidas e regras para declarações de conformidade, quando emitidas.
• Reclamações e trabalho não conforme (7.9 e 7.10): registros de tratamento, avaliação de impacto e comunicação ao cliente quando necessário.
• Controle de dados (7.11): sistemas e planilhas usados nos cálculos validados e protegidos.

4. Sistema de gestão (seção 8)

• Documentos (8.3): versões vigentes aprovadas, disponíveis nos locais de uso e com histórico de revisão.
• Registros (8.4): regras de identificação, armazenamento, retenção e descarte.
• Riscos e oportunidades (8.5): levantamento atualizado e ações planejadas.
• Ações corretivas (8.7): análise de causa e verificação de eficácia registradas.
• Auditorias internas (8.8): programa cumprido, constatações tratadas e auditores com competência e independência.
• Análise crítica pela gestão (8.9): ata com as entradas e saídas previstas na norma.

Os erros que mais complicam a avaliação

1. Evidências espalhadas. Certificados em uma pasta, treinamentos em outra, ações corretivas em planilhas diferentes. Na avaliação, o tempo gasto procurando registros passa a impressão de descontrole.
2. Prazos vencidos sem tratamento. Uma calibração vencida de um equipamento em uso, sem registro de retirada ou avaliação de impacto, é uma constatação frequente.
3. Ações corretivas sem verificação de eficácia. Registrar a ação não basta: é preciso mostrar que o problema não se repetiu.
4. Competência sem monitoramento. Autorizar um analista uma vez e nunca mais avaliar o desempenho dele.
5. Documentos obsoletos em uso. Cópias impressas antigas nas bancadas contradizem a versão vigente.

Como organizar as evidências

A forma mais simples de chegar tranquilo à avaliação é manter as evidências organizadas durante o ano, e não apenas nas semanas anteriores. Algumas práticas ajudam:

• Centralizar documentos, registros e prazos em um único lugar.
• Usar alertas para calibrações, verificações, validades de documentos e reavaliação de fornecedores.
• Relacionar cada não conformidade às ações, aos documentos revisados e aos treinamentos decorrentes.
• Fazer uma auditoria interna completa alguns meses antes da avaliação, com tempo para tratar as constatações.

Se a equipe ainda não tem auditores internos formados, a Formação de Auditor ABNT NBR ISO/IEC 17025:2017 prepara para planejar e conduzir essas auditorias. Para apoio na implantação ou na preparação para a acreditação, conheça a consultoria especializada.